FCm Managing Director Hannes Schwarz hatte Zahlen aus einer aktuellen DRV-Studie vorbereitet, die sich nach seiner Einschätzung auch auf Österreich übertragen lässt. Demnach haben sich 26% der Großunternehmen noch gar nicht mit dem Sicherheits-Aspekt befasst. Bei KMUs sind es sogar 54%.

Kein Wunder also, dass sich knapp die Hälfte der Befragten von ihrem Arbeitgeber in diesem Bereich nur unzureichend vorbereitet fühlen. Angesichts dieser Ergebnisse liegt die Vermutung nahe, dass Sicherheitsfragen auch im Geschäftsreisebereich erst in den Fokus rücken, wenn etwas passiert. Leider zu spät im Einzelfall.

Lebhafte Diskussion unter Gästen und Experten

Wie lassen sich also Geschäftsreisen schon im Vorfeld sicher gestalten? Wie kann maximale Datensicherheit auch im Ausland gewährleistet werden? Wer weiß in Krisenfällen, wo reisende Mitarbeiter gerade sind und wie können sie sicher heimgeholt werden? Diese und andere Fragen richteten sich unter reger Beteiligung der Gäste ans Podium und zeigten gleichzeitig die enorme Bandbreite des Themas auf.

Die gute Nachricht zuerst: Mit professioneller Planung über ein internationales Geschäftsreisebüro, das außerhalb der Öffnungszeiten eine 24-Stunden-Hotline bietet, im Ernstfall allerorts praktische Hilfe leistet und Kunden mit intelligenten Tools unterstützt, ist schon viel erreicht.

Über Tracking Tools beispielsweise können Travel Manager ihre Reisenden lokalisieren, sofern Buchungen über gängige Reservierungssysteme erfolgen. Bei Selbstbuchung im Internet ist diese Möglichkeit nicht gegeben und auch bei Umbuchungen ist man auf sich gestellt.

Airlines informieren über ein Experts-Tool

Kontaktdaten wie Handy-Nummer oder E-Mail-Adresse der Reisenden im Reservierungs-System zu hinterlegen, macht Sinn, ergänzte Alexander Schnecke, Head of Corporate Sales bei Austrian. Wie alle renommierten Airlines informiert auch die heimische Fluggesellschaft Reisebüros in Ausnahmesituationen über ein Experts-Tool, sodass aktuelle Informationen rasch an deren Kunden weitergegeben werden können.

Im weiteren Diskussionsverlauf ergab sich auch die Frage, ob man bei Bezahlung über Kreditkarte nicht sowieso versichert ist. Hanno Kirsch, Geschäftsführer von AirPlus Air Travel Card, bejahte unter der Einschränkung, dass das nur ein Basis-Paket betrifft. 3.000 Firmenkunden betreut der Marktführer derzeit in Österreich. Schon zwei von drei Tickets werden über Corporate Cards abgerechnet. Missbrauch ist – da es sich hier um virtuelle Karten handelt – kein Thema.

Algorithmen spüren Kreditkarten-Missbrauch auf

Was die Sicherheit von personenbezogenen Kreditkarten angeht, konnte Hanno Kirsch auch beruhigen. Denn seit den „Ritsch-Ratsch-Lesegeräten“ hat sich viel getan. Integrierte Chips reduzieren das Risiko auf ein Minimum. Außerdem ist man heute weitgehend in der Lage, Missbrauch mittels Algorithmen aufzuspüren. Beispielsweise kann ein und dieselbe Karte nicht zeitgleich an unterschiedlichen Orten zum Einsatz kommen. Im Ernstfall haftet – einen Minimalbetrag vielleicht ausgenommen – das Unternehmen und nicht der Kunde.

Auch Hotels, die Kreditkartendaten für Reservierungen benötigen, gehen sorgsam mit sensiblen Daten um, wie Martin Schrödl, Regional Director Sales & Marketing bei Steigenberger, versicherte. Nur die letzten vier Ziffern erscheinen im System. Ein guter Tipp kam von Andreas Sturmlechner, Vorstandsmitglied der Europäischen Reiseversicherung: Er rät Unternehmen, eine Karte ausschließlich für Reservierungen und eine andere für Transaktionen zu verwenden.

Versicherung: Jedem 50. Kunden passiert etwas

Aus der Praxis seines Unternehmens wartete Sturmlechner ebenfalls mit aussagekräftige Zahlen auf: Jedem 50. Kunden passiert etwas – das reicht vom Kofferverlust bis zum schweren Unfall. Jeder 300. Versicherungsnehmer muss am Aufenthaltsort ins Krankenhaus, was in der Regel pro Tag so viel kostet wie eine Woche im Luxushotel.

Ein Rücktransport aus Mitteleuropa schlägt mit rund 25.000 EUR zu Buche, aus Neuseeland beispielsweise muss man vier Mal so viel bezahlen. Ein nicht versichertes Unternehmen kann da schnell in Finanznot geraten.

Durchschnittlich 34.000 EUR Kosten verursacht ein Schadensfall. Dagegen nehmen sich Versicherungsgebühren von zum Beispiel 200 EUR pro Jahr und Mitarbeiter bescheiden aus – zumal Unternehmen für Mitarbeiter, die in ihrem Auftrag reisen, haften.

Nur professionelle Unterstützung minimiert Risiko

Fazit der Diskussion: Mit professioneller Unterstützung ist Risiko-Minimierung heute sehr gut möglich – ob nun im Zuge politischer Unruhen, Naturkatastrophen oder anderer kritischer Situationen im Geschäftsreise-Alltag. Im Hinblick auf die reisenden Mitarbeiter und natürlich auch aus wirtschaftlicher Sicht. Denn personelle Ausfälle, teure Umbuchungen oder Haftungen bei mangelnder Versicherung kosten Nerven, Zeit und Geld.

Beim gut besuchten Business-Frühstück im Wiener InterCity-Hotel Steigenberger wurden unter anderem Teilnehmer von A1 Telekom, CMS Reich-Rohrwig Hainz Rechtsanwälte, Constantia Industries, Koenig & Bauer, Lansky, Ganzger & Partner, LeitnerLeitner, Münze Österreich, Raiffeisen Bank International, RHI, Roxcel, RP Global Austria, Tricentis und UNIQA gesichtet. (red)