Die Veranstaltungsdramaturgin Tina Gadow und der Eventmarketing-Experte Matthias Kindler lieferten dabei den rund 100 Besuchern Ansätze für eine neue Art der Kongressgestaltung. Die Eckpfeiler: klare Zielsetzung, Interaktion und Mut zu kreativen Inszenierungen.

„64 Prozent aller Marketingmanager halten ihre eigenen Events für austauschbar. Der Ablauf ist immer derselbe.“ Dieses Umfrageergebnis aus Deutschland stellte der Eventmarketing-Experte Matthias Kindler in den Raum. Wie schafft man es also, Veranstalter und Besucher wieder für Events oder Kongresse zu begeistern?

Klare Ziele – gute Lösungen

Kindler ging es darum, „Erlebnisse zu schaffen, die bei den Teilnehmern im Gedächtnis bleiben.“ Dies könne nur gelingen, wenn man die Erwartungen, Einstellungen und Erfahrungen der Teilnehmer kennt, so der Event-Spezialist. Tina Gadow empfahl dafür die Methode des „Design Thinking“. Eine heterogene Gruppe versetzt sich dabei in die Teilnehmer hinein und legt eine Wunschliste an. Daraus wird der Prototyp für den Kongress oder die Tagung entwickelt. Das Wichtigste für beide: das Ziel der Veranstaltung klar zu definieren. „Ziele haben etwas mit Veränderung zu tun“, so Kindler.

Besucher sollten besser informiert, motiviert, begeistert und aktiviert werden. Als gelungenes Beispiel zeigte der Event-Spezialist die Produktpräsentation einer Fotokamera. Statt einer reinen Infoveranstaltung lud der Hersteller zum Fotoparcours ein: Besucher konnten die neuen Kameras unter verschiedenen Bedingungen testen, die geschossenen Bilder wurden dann in einer Ausstellung gezeigt.

Andere Disziplinen als Ideenlieferant

„Raus aus dem Schema F“, dazu rief Tina Gadow auf. „Für die Inszenierung lohnt es sich, andere Disziplinen als Vorbild zu nehmen“, riet sie. Kunst, Theater oder Spiele lieferten oft gute Ideen. Auch solle man den Kongressgästen ruhig etwas zumuten. „Das beginnt schon beim Stühle Aufstellen. Überlässt man dies den Teilnehmern, kommt gleich Bewegung und Interaktion hinein.“

Bewegung war auch das Motto des abschließenden „World Café“ – einem interaktiven Format, das die Besucher testeten. Die Teilnehmer brachten in Kleingruppen an „Kaffeetischen“ ihr Wissen ein, um vielfältige Antworten auf eine Problemstellung zu finden. Diese notierten sie auf Papiertischdecken. Nach einer vereinbarten Zeit wechselten die Teams die Tische und vertieften aufbauend auf den Ideen der Vorgänger ihre eigenen.

„Neben der internationalen Vermarktung der Kongressregion Vorarlberg wollen wir mit dieser Veranstaltungsreihe allen Partnerbetrieben und Interessierten eine Plattform bieten, Neues zum Thema Events zu hören und auszuprobieren“, betont die Geschäftsführerin von Convention Partner Vorarlberg, Birgit Dünser.

Convention Partner Vorarlberg

Convention Partner Vorarlberg (CPV) ist eine international agierende Full-Service-Agentur für Veranstalter von Kongressen, Tagungen und Firmenevents und kooperiert mit rund 50 Partnerbetrieben in ganz Vorarlberg – Kongress- und Veranstaltungshäusern, Hotels, Tourismus- und Freizeitbetrieben. Seit März 2013 ist CPV auch berechtigt, Veranstaltungen als Green Meetings oder Green Events zu zertifizieren.

Gegründet wurde das Kongressbüro am 1. Oktober 2003 auf Initiative von Bodensee-Vorarlberg Tourismus und den Kongresshäusern Festspielhaus Bregenz, Kulturhaus Dornbirn und Montforthaus Feldkirch, mit Unterstützung des Landes Vorarlberg und Vorarlberg Tourismus. Das Convention Bureau ist als Geschäftsfeld bei Bodensee-Vorarlberg Tourismus in Bregenz angesiedelt. (red)