„Während sich in manchen Unternehmen ein Schwenk der Verantwortlichkeit zu den Personalabteilungen vollzieht, muss der Einkauf insbesondere in der Prozesssteuerung im Boot bleiben“, so Knauer. 

Auf den ersten Blick sei es zwar durchaus attraktiv, Hotels individuell im Internet statt über zuvor ausgehandelte Rahmenverträge zu buchen. Wer so handle, vergesse aber, dass der moderne Einkauf weit mehr leistet als bloße Preisverhandlungen, mahnt der Leiter der BME-Fachgruppe Travel Management.

Denn in den Prozessen würden große Potenziale schlummern, die der Einkauf in seiner Rolle als Werteoptimierer am besten heben könne: „Viele, die meinen, im Dienstleistungseinkauf kommt es nur auf Preisverhandlungen an, haben das Thema nicht verstanden“, betont Knauer und fordert, dass das grundsätzliche kaufmännische Urteil bei der Abwicklung von Reisebuchungen beim Einkauf verbleibt.

Der Preis im Internet ist nicht die ganze Wahrheit

Seiner Einschätzung nach können Beschaffungsabteilungen beispielsweise durch Bereitstellung von Softwarelösungen für schlanke Buchungs- und Abrechnungsprozesse sorgen. Oder sie vereinbaren Mehrleistungen wie etwa kostenfreie Parkplätze, sodass der tagesaktuelle Internetpreis womöglich nur auf den ersten Blick günstiger erscheint.

„Erwähnt werden sollten außerdem Vertrags- und Datenschutzfragen und das fachliche Hintergrundwissen, dass der Einkauf sich zum Beispiel bei den Preisbestandteilen aufgebaut hat“, ergänzt Inge Pirner, Mitglied der von Knauer geleiteten BME-Fachgruppe und Travel Managerin beim Software- und IT-Dienstleister DATEV.

„Werden solche Dinge berücksichtigt, kann der Einkauf weiterhin einen wichtigen Beitrag dazu leisten, damit die gewünschte Leistung in der vorgeschriebenen Qualität und zu möglichst niedrigen Kosten bereitgestellt wird“, sagt Knauer. Als idealen Weg bezeichnet er eine gute Zusammenarbeit aller Abteilungen, bei die Personalabteilung eine tragende Rolle bei der Gestaltung von Reiserichtlinien und Reisesicherheitsfragen spielt, der Einkauf jedoch die strategische Hoheit behält: „Mit diesem Modell haben unsere Mitgliedsunternehmen die besseren Erfahrungen gemacht“. (red)