Bei den kleinen Unternehmen bis 250 Mitarbeitern sind es sogar 65% und bei Unternehmen ohne Travel Manager immerhin 50%, die manuell abrechnen. Sie benutzen Papier- oder Excel-Formulare, an die Belege geheftet werden.

Laut Studie zeichnet sich allerdings eine zunehmende Automatisierung ab: Während im Jahr 2014 nur 56% der Unternehmen Softwarelösungen nutzten, sind es in diesem Jahr schon 64%. Bei den Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern nutzen 38% eine spezifische Softwarelösung für die Reisekostenabrechnung, bei den kleineren Firmen sind es 31%. Der Einsatz einer ERP-Lösung mit einem Modul für Reisekosten stieg von 15 auf 19% an, die Nutzung einer integrierten Komplettlösung von 6 auf 10%.

Nutzung von Kostenmanagement- und IT-Systemen nimmt zu

Ob spezifische Software oder eine Komplettlösung für die Abrechnung: Die Automatisierung der Reisekostenabrechnung ist in der heutigen Zeit längst überfällig. In 66% der größeren und 51% der kleineren Unternehmen ist die Automatisierung der Abläufe vor, während und nach einer Geschäftsreise eine Strategie zur Gestaltung effizienter Geschäftsreisen.

Generell nutzen die deutschen Unternehmen in diesem Jahr im Vergleich zu 2014 vermehrt Software für die Datenkonsolidierung: Die Angabe „Sonstiges“ ist von 11 auf 6% gesunken. 2014 haben noch 41% der kleineren Unternehmen angegeben, ihr Personalsystem für den Abgleich zu verwenden. Dieses Jahr sind es nur noch 34%. Leicht angestiegen ist bei ihnen dafür die Nutzung von Kostenmanagement- und IT-Systemen. Größere Firmen greifen bei der Konsolidierung nach wie vor am ehesten auf IT- oder ERP-Systeme zurück.

Abgleich der Daten reduziert die Fehlerquote

Wie wichtig eine Konsolidierung der Buchungs- und Rechnungsdaten ist, haben viele Unternehmen erkannt: 86% gleichen die Buchungs- mit den Rechnungsdaten mindestens in Teilen und oft sogar komplett ab.

Ein solcher Abgleich reduziert unter anderem die Fehlerquote, die in drei Viertel der Betriebe noch bei bis zu 10% liegt. Bei den Größten mit mehr als 1.500 Mitarbeitern schafft es immerhin ein Drittel, die Fehlerquote unter 5% zu halten. Trotzdem gibt es noch viel Korrektur- und Einsparpotenzial – vor allem in den 21% der Unternehmen, die mit über einer Million Euro Reisekosten auf den wichtigen Abgleich verzichten.

„Es ist schön zu sehen, dass das Bewusstsein für automatisierte Lösungen der Reisekostenabrechnung bei Unternehmen aller Größen zugenommen hat“, resümiert Achim Deboeser, Managing Director DACH bei Concur: „Die hohe Anzahl der Unternehmen, die immer noch manuell abrechnet, zeigt aber, dass noch großer Aufklärungsbedarf hinsichtlich automatisierter Lösungen besteht.“ (red)