Tipps zum Zeitsparen: Reiseorganisation leicht gemacht
Ihre Kollegen müssen zu einem Neukunden reisen, an dessen Standort Sie sich nicht auskennen – das wird einige Zeit für die Suche kosten. Ihre Chefin ruft aus Dubai an, weil ihr Flug ausgefallen ist und sie einen Ersatz braucht. Reisen zu planen und zu buchen kann zeitraubend sein – und Ihre anderen Aufgaben bleiben liegen. Mit unserer Checkliste schaffen Sie die Reiseorganisation im Handumdrehen.
1. Nutzen Sie einen Buchungsweg
Kommt Ihnen das bekannt vor? Der Flug wurde online gebucht, das Hotel telefonisch, der Mietwagen per E-Mail reserviert. Termine ändern sich, eine Umbuchung ist nötig. Das kostet Zeit, denn Sie müssen alle Änderungen einzeln vornehmen. Viel einfacher geht das, wenn Sie nur einen Buchungsweg – zum Beispiel über ein Geschäftsreisebüro wie CWT – genutzt haben: Sie brauchen nur einen Kontakt, sparen Servicegebühren und erhalten bei Bedarf Unterstützung von Reiseprofis.
2. Pflegen Sie Profildaten
Die Vielfliegerkarte ist abgelaufen, eine Kostenstelle hat sich geändert – und Sie müssen herumtelefonieren, um die Buchung abzuschließen. Nutzen Sie ein einfaches System zur Pflege von Profildaten, das spart Zeit. Neben den persönlichen Daten enthält das Profil auch Vorlieben, Bonusprogramme oder die Kostenstelle. Reisende nehmen selbst Änderungen vor, sodass das Profil immer aktuell ist.
3. Sorgen Sie für Sicherheit
Vor der Reise viel Recherche: Visainformationen, Gesundheitsempfehlungen, Warnhinweise – all das stellen Sie für Ihre Reisenden zusammen. Schneller geht es, wenn Sie den Infodienst eines Reisebüros nutzen. Während der Reise gut betreut: Wenn Sie alles über einen Anbieter wie CWT buchen, haben Ihre Reisenden Zugriff auf einen 24-Stunden-Notfallservice und Sie wissen immer, wo sie sich befinden. Mit modernen Tools können Sie die Reisenden im Notfall ohne Zeitverlust auffinden und kontaktieren.
4. Prüfen Sie die Buchungsbestätigung
Die Buchungsbestätigung liefert wichtige Informationen und dient als Orientierungshilfe. Deshalb sollte sie alle Reisedaten enthalten. Am besten erhalten Ihre Reisenden die Bestätigung in elektronischer Form, zum Beispiel als automatischer Kalendereintrag. Noch praktischer ist eine mobile Lösung wie die Reise-App von CWT. Damit haben Reisende unter anderem immer Zugriff auf Reisepläne, Flugplanänderungen und Profildaten und brauchen daher weniger Unterstützung von Ihnen.
Eine ausführliche Checkliste mit diesen und weiteren Tipps zum Zeitsparen haben wir hier für Sie hinterlegt.