Laut dem aktuellen „Business Traveller Report“ von Concur, dem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und die Reisekostenverwaltung, geben 80% der befragten Unternehmen an, klare Richtlinien für Geschäftsreisen vorzugeben.

Doch wie die Studie zeigt, ist die Existenz einer Reisekostenrichtlinie keine Garantie dafür, dass sie auch eingehalten wird. So geben 34% der Befragten an, sich nicht immer im Rahmen der Richtlinien zu bewegen – vor allem, was die Kosten (29%) und den Buchungsweg (24%) betrifft. Weitere 19% halten sich nicht immer an die Vorausbuchungsfrist, während 14% gelegentlich auch die Vorgaben ihres Unternehmens zur Hotelbuchung missachten. 13% wählen schließlich ihr Verkehrsmittel nicht immer danach aus, was das Unternehmen vorgibt.

18% der Reisebudgets werden überschritten

Kein Wunder also, dass 18% der Unternehmen im vergangenen Jahr ihr Reisebudget überschritten haben – und das durchschnittlich um 15%, wie die aktuelle Studie „Geschäftsreiseprozesse“ von techconsult enthüllt. Dabei werden die Reisekostenrichtlinien in vielen Unternehmen aller Branchen und jeder Größe immer strenger gehandhabt. Jeder dritte Befragte gibt laut techconsult an, dass sie in seinem Unternehmen in den vergangenen drei Jahren verschärft wurden.

„Dass sich trotzdem ein Drittel der Mitarbeiter außerhalb der Reisekostenrichtlinie bewegt, kann darauf zurückzuführen sein, dass die Richtlinien nicht gut genug kommuniziert werden und daher nicht sichtbar genug sind“, meint Achim Deboeser, Managing Director DACH bei Concur.

Sein Vorschlag: Wird die Reisekostenabrechnung mit einer Software automatisiert, kann auch die Reisekostenrichtlinie hinterlegt werden, sodass diese beim Buchungsprozess automatisch eingehalten wird. Wer Reisen bucht, die außerhalb des vorgegebenen Rahmens liegen oder zusätzliche Ausgaben hat, erhält eine Warnung oder benötigt eine weitere Freigabe des Vorgesetzten. Zusätzlich zu den normalen Standards können auch regionale Begebenheiten berücksichtigt werden. So dürfen die Hotelkosten in teuren Städten beispielsweise höher ausfallen.

Umfassende Kommunikation ist essentiell

„Die Studie verdeutlicht, dass eine Diskrepanz zwischen Existenz und Einhaltung der Reisekostenrichtlinie existiert“, resümiert Deboeser: „Deshalb ist eine umfassende Kommunikation der Reisekostenrichtlinie essentiell. Wer außerdem auf eine automatisierte Reisekostenabrechnung setzt, kann einfach erreichen, dass seine Geschäftsreisenden nur innerhalb der Richtlinien buchen können.“

Der „Business Traveller Report 2015 – Was an der Reisekostenabrechnung am meisten nervt und wo Chefs genauer hinschauen sollten“ steht ebenso auf www.concur.de zum Download bereit wie der Report „Geschäftsreiseprozesse 2015“ von techconsult. Noch ein Tipp zum Schluss: Auf www.geschaeftsreise-benchmark.de haben Unternehmen die Möglichkeit, ihr eigenes Reisemanagement zu bewerten und sich mit den Ergebnissen der Studie und in ihrem Wettbewerbsumfeld zu vergleichen. (red)