Laut der Studie, für die weltweit mehr als 500 Travel Manager aus Unternehmen befragt wurden, nimmt jede Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise mit Übernachtung durchschnittlich 20 Minuten Zeit in Anspruch und verursacht dem Unternehmen damit Prozesskosten von 53 EUR.

Zudem sind die Abrechnungen fehleranfällig: Etwa jede fünfte Abrechnung ist falsch und es fallen somit noch einmal 18 Minuten und 47 EUR für die Korrektur an. Allein in Deutschland, wo laut VDR-Geschäftsreiseanalyse im vergangenen Jahr 175,8 Millionen Geschäftsreisen erfolgten, ergeben sich damit Prozesskosten in Milliardenhöhe – und ein erheblicher Zeitaufwand für reisende Mitarbeiter.

Europa setzt noch auf Papier – Nordamerika bereits digital

Das Tückische an diesen Zahlen ist, dass sie als indirekte Kosten oft nicht erkannt werden, weiß Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS: „Auf der Suche nach Einsparpotenzialen schauen die meisten Unternehmen nur auf die direkten Kosten – also etwa die Preise für Bahnticket, Flug oder Hotelübernachtung. Dabei bietet eine Prozessoptimierung in der Reisekostenabrechnung erheblich mehr Einsparpotenzial. Der Schlüssel dafür ist ein automatisierter und digitalisierter Prozess, der manuelle Eingaben und das Anheften von Belegen überflüssig macht“.

Gerade in Europa ist die Einreichung von Papier-Quittungen bei 81% der Abrechnungen noch weit verbreitet. Mobile Belege – etwa mit dem Smartphone fotografierte Quittungen, die in Nordamerika mit 61% von der Mehrheit der Unternehmen unterstützt werden – sind in Europa mit 16% noch eine Nische. Gescannte Quittungen – mit 84% ein Standard in Nordamerika – werden in Europa nur bei vier von zehn Unternehmen eingesetzt. Auch bei elektronischen Quittungen – etwa via E-Mail – liegt Europa mit 33% weit hinter Nordamerika (62%), Lateinamerika (56%) und der Region Asien-Pazifik (41%).

Aufholbedarf bei zentraler Bezahlung von Hotelübernachtungen

Professionell gehen die meisten Unternehmen hingegen mit der Buchung von Flügen um: Bezahlmethoden, die direkt über das Unternehmen laufen (zum Beispiel über die Unternehmens-Kreditkarte), kommen hier doppelt so oft zum Einsatz wie bei Hotelbuchungen. „Im Hotel sind Bezahlmethoden gängiger, bei denen der Mitarbeiter in Vorleistung tritt und die Kosten nachträglich vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Mit digitalen Bezahllösungen entfällt diese unpopuläre Vorauszahlung und die Daten werden direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingespielt“, so Ragge.

Für die aktuelle Studie haben die GBTA Foundation und HRS insgesamt 533 Travel Manager in Unternehmen weltweit befragt - 42% in Europa, 38% in Nordamerika, 12% in Lateinamerika und 8% in der Region Asien/Pazifik. Die Befragung fand von 22. September bis 6. Oktober 2015 statt. Die GBTA Foundation ist die Forschungsorganisation der internationalen Geschäftsreisevereinigung GBTA. Das Whitepaper zur Studie kann hier kostenfrei heruntergeladen werden. (red)